Всем добра!
Я давно уже предельно ясно обозначил свою позицию в отношении большинства общепринятых вариантов классификации контроля. Во время тест-драйвов к бизнес-тренингам я предлагаю участникам самостоятельно поупражняться в классификации. И каждый раз они сами приходят к выводу, что это во многом бестолковая задумка. Речь идет именно об общераспространенных ее версиях. Давайте сегодня детально разберем один из наиболее популярных вариантов – предварительный, текущий и заключительный (завершающий) контроль (кстати забавно, но среди экспертов, пытающихся специализироваться в области внутреннего контроля, более известна другая классификация – превентивный, директивный и детективный, порой сюда еще добавляют корректирующий контроль. Но это все тот же банальный и бесполезный копипаст западных источников без малейшей попытки осмысления).
Итак, данная классификация — это, по сути, прямое заимствование из западной методологии менеджмента. Но, как принято у адептов карго-культов, адаптация прошла с переменным успехом, а именно (сначала версия термина на английском):
Feed-forward control (pre-control) – рекомендуемый перевод «упреждающий контроль». Можно ли перевести «feed-forward» как превентивный? Скорее всего, да, так как данное слово порой заменяется на «preliminary» (предварительный) или «preventive» (превентивный) или «pre-action» (предварительный, буквально «до/перед действием»).
Concurrent control – рекомендуемый перевод «сопровождающий контроль». Можно ли перевести «concurrent» как текущий? Здесь посложнее, так как в английском варианте акцент на одновременность выполнения действий по выполнению процесса и контроля, а не момент времени («происходящий сейчас»). Кстати, для слова «текущий» в английском языке есть вообще отдельное слово и это… «current». Получается, когда в русском языке вы говорите «текущий контроль», вы искажаете смысл исходного термина (копипастить, в общем, тоже нужно уметь). И это создает неопределенность смысла.
Feedback control – рекомендуемый перевод «результирующий контроль». Можно ли перевести «feedback» как заключительный/завершающий? Здесь ситуация, аналогичная предыдущей. Английская версия термина намного точнее – «feedback» переводится как обратная связь. Другими словами, «фидбэковый» контроль это подведение итогов, подбивка результатов. Использование как слова «заключительный», так и слова «завершающий» делает акцент именно на порядке действий, нет акцента на взаимоувязку элементов бизнес-процесса и результата. И опять же, наиболее распространенный русский перевод искажает исходный смысл оригинального термина (правда, иногда в некоторых источниках, все-таки используется слово «итоговый», что в целом точнее, чем более распространенные варианты перевода).
Что получается? В двух случаях из трех, перевод терминов уводит нас в дебри смысла. Английские версии говорят сами за себя, не требуют смысловых уточнений. Для русскоязычных версий терминов требуются костыли в виде пояснений, о чем же таки идет речь. Использованы слишком обобщающие слова.
Как это часто бывает, обтекаемая терминология потянула за собой необходимость трактовок. А с этим у графоманов от менеджмента все в порядке. В результате имеем большое их разнообразие с теми или иными вариациями. Но в данном случае количество не перешло в качество. Да и не могло перейти. Давайте разберемся с некоторыми типичными их примерами, а заодно и с истинным содержанием.
«Предварительный/превентивный контроль»
Если вы внимательно вчитаетесь в описание данного контроля в различных источниках, то вы должны увидеть, что речь идет в первую очередь о… контроле параметров плана. А для бизнес-процесса «Формирование плана» пресловутый «предварительный контроль» является каким угодно, но ни разу не предварительным, а самым что ни на есть «итоговым». Привожу пару вариантов описаний. Важный нюанс – ни в коем случае не пытайтесь их запомнить или как-то серьезно воспринимать (далеко не все эксперты могут, подобно сталкерам Стругацких, погружаться в это зараженное метафизическое нечто и выуживать оттуда рациональные зерна, а для человека неподготовленного такие эксперименты вообще ни к чему. Постарайтесь не захламлять лишний раз свой храм знаний этим «ведьминым студнем»).
Вариант 1.
«Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок)».
Вариант 2.
«Еще до начала работ должны проводиться действия по отслеживанию и оценке ключевых ресурсов: материальных, человеческих, производственных. Его цель – предотвратить возможность появления негативных последствий действий исполнителей. Он позволяет внести коррективы в план еще до начала его реализации и до совершения ошибок».
Что тут сказать? У нас есть цикл PDCA. И первый шаг — это планирование. И оно должно быть выполнено качественно, в отношении всех существенных нюансов и к определенному сроку. Во время планирования вы моделируете исполнение будущего процесса, определяете требуемое состояние и динамику ключевых элементов процесса (вход, инфраструктура, ресурсы, участники, процессы-действия, выход). Планирование может быть рассмотрено в паре с подготовкой. При подготовке вы должны создать условия для запуска процесса – набрать и подготовить участников, закупить определенные объемы необходимых для начала процесса ресурсов, привести в рабочее состояние инфраструктуру и т.д. И все эти действия будут сопровождаться оценкой того, насколько все это позволит вам выполнить весь процесс и получить желаемый результат. И где здесь «предварительность» или «превентивность»? Для планирования или подготовки? Отнюдь. Вы оцениваете фактический план и фактическую подготовку. Это уже конечный результат. Для предстоящего процесса? Возможно, но какой тогда практический смысл в настолько условном термине? Один из ключевых выводов, который следует как из сути контроля, так и из цикла PDCA это то, что контроль ВСЕГДА выполняется после того, как сформируется объект контроля. Контроль ФИЗИЧЕСКИ не может быть предварительным или превентивным. Вы, конечно, можете называть его так, но как бы вы ни старались, это не изменит имманентной сути контроля.
«Текущий контроль»
Начнем, пожалуй, с очередных графоманских примеров.
Вариант 1.
«Проводится в ходе выполнения работ, его цель – выявить на стадии появления и предотвратить ошибки и отклонения. Он направлен на отслеживание соблюдения норм и стандартов. Текущий контроль требует постоянного поступления информации и оперативного исправления ошибок».
Вариант 2.
«Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь».
Мы уже с вами разобрались, что, когда буржуины давали имя этому контролю, они стремились сделать акцент на его одновременности с действиями по выполнению процесса. Но по какой-то причине наши копипастеры в такие тонкости вдаваться не стали.
Как бы то ни было, у данного контроля так себе название, но его смысл намного важнее. Попробуем продемонстрировать его на следующем простом примере.
Допустим, чтобы не опоздать на работу, вам надо выйти из дома в 08.00. Если вы вышли в 08.10, надо ли ждать пока вы придете на работу, чтобы понять, что вы опоздали? Ответ – нет. Так и действует «текущий» контроль. Который по факту является все тем же одним и единственным контролем соответствия ФАКТИЧЕСКОГО результата желательному или ожидаемому. Просто в нашем примере, процесс «Выход из дома на улицу» завершился с нежелательным результатом (с точки зрения своевременности), который означает, что с высокой степенью вероятности, последующие взаимосвязанные с ним процессы и процесс более высокого уровня «Перемещение из дома на работу» также завершатся с нежелательным исходом (с точки зрения своевременности). Такой «текущий» контроль дает вам шанс как-то повлиять на итоговый результат процесса верхнего уровня. Например, в нашем примере, вы можете взять такси или пробежаться или… прикинуться больным и остаться дома. Да, порой лучше отказаться от дальнейшего выполнения процесса, если мы понимаем в его начале или середине, что все это идет сильно не так и исправить ничего нельзя.
В подавляющем большинстве случаев, метафорически, вы можете по нотам угадать мелодию. Другими словами, по динамике развития процесса вы можете понять удастся или нет получить желаемый результат. Для этого каждый, скажем так, более мелкий процесс должен завершится с определенными желаемыми результатами для того, чтобы основной процесс, состоящий из этих мелких, также завершился как надо. И опять же, контроль результатов всех этих мелких процессов будет возможен только после того, как они завершаться. Другими словами, то, что копипастеры усилено пытаются навязать нам как «текущий контроль», по факту является все тем же «итоговым» контролем. Конечно, если вам так хочется лингвистического и смыслового хаоса, вы всегда можете дать им себя заморочить. Надеюсь, что хотя бы удовольствие получите. Реальную пользу – вряд ли.
Подводя итог, стоит сделать упор на важности контроля процесса по мере его развития и исполнения. Многие процессы сложны по исполнению (сложные физические и ментальные действия) и/или структуре (многоступенчатость) и/или содержанию (сложные процедуры/методы). По этой причине нет смысла ждать его завершения целиком, чтобы понять, что результат не тот, который требуется. Нужен, так сказать, контроль по частям, но это все равно «итоговый» контроль.
Заключительный (завершающий) контроль
Также, давайте для начала пара очередных графоманских поделок.
Вариант 1.
«Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность».
Вариант 2.
«Проводится на этапе подведения итогов и оценки достижения результатов. Главная цель этого вида контроля – предотвращение подобных ошибок в будущем. Данные, полученные в ходе этого этапа, становятся базой для создания новых планов».
Здесь, как ни странно, несмотря на дискретность формулировок, авторы обоих определений плюс-минус передали предназначение контроля. Не хватает кое каких деталей и целостности, а так вполне пойдет. В качестве объяснения такому прозрению может послужить одно свойство человеческой психики – большинство из нас испытывает сложности, когда необходимо дать описание противоположное тому, что мы ощущаем или понимаем. Часто нам сложно подобрать слова, текст получается скомканный, вымученный, несуразный. Многие из тех, кто пытается как-то пояснить что значит «предварительный» или «текущий» контроль и чем оба варианта отличаются от «итогового» контроля, как минимум подсознательно чувствуют надуманность первых двух. Отсюда и сумбур формулировок терминов. В общем, оставляю на ваше усмотрение оценку правдоподобности данного пояснения.
Вернемся к сути. «Итоговый» контроль (все-таки это поточнее и, что немаловажно, короче, чем «заключительный» или «завершающий») это и есть единственный формат любого контроля. По этой причине в использовании слова «итоговый» нет необходимости. Запланировали, подготовились, выполнили, оценили, что получилось и сравнили с тем, что хотели получить, сделали выводы – внесли или нет изменения в структуру и содержание бизнес-процесса, для того чтобы в следующий раз выход из бизнес-процесса получился лучше. Что еще вы будете делать с результатами контроля, оставляю на ваше усмотрение. Ведь, по сути, эти результаты и есть фактические значение КПР – ключевых показателей результативности (опять же более точная версия перевода термина «KPI, Key Performance Indicators», который у нас повадились переводить как КПЭ или ключевые показатели эффективности).
Ключевые выводы
- Контроль ВСЕГДА существует в одном состоянии – это измерение/оценка фактического результата и его сопоставление/сравнение с ожидаемым/желаемым результатом. Воспринимайте (и принимайте) его как, э-э-э, пятидесятилетний коньяк – не мешайте ни с чем, ни с прогнозированием, ни с изменением бизнес-процессов, ни с управлением рисками, ни с теорией относительности в конце концов, в ее максимально бытовой интерпретации (это к вопросу всей этой «превентивности» и прочими попытками нелепой классификации).
- Вы должны понять, что все, что используется вами при выполнении конкретного процесса является ВЫХОДОМ из других процессов – участники процесса это выход процесса «Найм сотрудников», материалы и сырье это выход процесса «Закупки», оборудование в его текущем состоянии это выход процессов «Техническое обслуживание и ремонт» и «Эксплуатация» и т.д. Но для вашего процесса это ВХОД (в формате элементов процесса – непосредственно входа, участников, ресурсов, инфраструктуры). Даже если все эти процессы регулярно выдают стабильно качественный результат, имеет смысл проводить хотя бы выборочные контрольные мероприятия. Особенно, если ваш процесс относится к сложным и/или длительным и/или дорогим процессам. Вне зависимости от того, будут ли все эти контрольные мероприятия выполняться до или во время вашего основного процесса, они ВСЕГДА будут иметь дело с ФАКТИЧЕСКИМ результатом других процессов.
- Любая попытка уточнить значение слова «контроль» с помощью прилагательного бессмысленна, так как роль и место контроля в менеджменте однозначно определенны самой логикой построения любого бизнес-процесса.
P.S. Обсуждайте статью и делитесь своими комментариями в ТГ-канале https://t.me/ok_kontrol, в чате Клана ОК-Контроль https://t.me/ok_kontrol_clan_chat
Да пребудет с вами контроль!