Когда почти 25 лет назад я начинал работать в одной из компаний "Большой шестерки" (Coopers & Lybrand еще верили в свое самостоятельное будущее, а Arthur Andersen еще не взяли за мягкое, так как "Дело Enron" только появлялось на горизонте), один из первых тренингов был посвящен именно инвентаризации. И, кстати, было даже местами интересно, так как тренинг делал основной акцент на всякие детективные лайфхаки, по типу, "коробки считайте, но и выборочно во внутрь заглядывайте" и прочее в том же духе. Со временем я узнал, что в российском законодательстве есть даже отдельный документ по теме порядка проведения инвентаризаций - методические рекомендации Минфина (Приказ №49 от 13 июня 1995 г.). Но как это обычно бывает, это тяжелый для восприятия документ.
Предлагаю вам его оптимизированную версию в формате чек-листа, состоящего из 26 пунктов (см. ниже). Чек-лист содержит все существенные нюансы, влияющие на качество проведения инвентаризации. Процесс его использования выглядит следующим образом:
- До проведения инвентаризации все члены РИКов (рабочих инвентаризационных комиссий) проходят небольшое обучение по использованию чек-листа (как вариант, можно провести обучение только одного участника каждой РИК).
- В день проведения инвентаризации чек-лист распечатывается и каждая РИК берет его с собой.
- В процессе выполнения инвентаризации заполняются соответствующие пункты чек-листа.
- Как вариант, можно организовать техническую поддержку, которая будет помогать в заполнении чек-листов (например, консультации по телефону).
- По окончанию инвентаризации, председатель инвентаризационной комиссии (один или с помощниками) или иное уполномоченное лицо проводит анализ чек-листов на предмет оценки качества проведенной инвентаризации. Критерии можно установить на свое усмотрение.
Чек-лист это часть контрольной процедуры по обеспечению качества проведения инвентаризации - вы сравниваете что и как написано с тем, что и как делается по факту. Участие сотрудников, выполняющих контрольные функции в организации (например, внутренний аудит), в каждой РИК повышает качество этой процедуры. Само собой, никакой чек-лист не заменит вам обучение в Хогвартсе, но как минимум членам РИК будет проще понять, что от них требуется в конкретной ситуации. Также, появляется материал для системного анализа состояния складского хозяйства и управления запасами в целом.
Итак, сам чек-лист в таблице ниже. Если нужен сам файл, то жмите на кнопку "Задать вопрос" или просто пишите на почту ok-kontrol@mail.ru.
Да пребудет с вами контроль!
Внимание! – отметка «Да» ставится только при (!) полном выполнении инструкций пункта, во всех остальных случаях ставится отметка «Нет». Отчет является приложением к инвентаризационной описи (ярлыкам), без данного отчета опись (ярлыки) к обработке не принимаются, инвентаризация считается несостоявшейся.
|
п/п № |
|
Да |
Нет |
Дополнительная информация |
|
До инвентаризации | ||||
|
1 |
МОЛ и члены РИК ознакомились с приказом на проведение инвентаризации имущества. |
|
|
Да – указать реквизиты приказа.
Нет – указать причины отсутствия ознакомления.
|
|
2 |
От МОЛ взята расписка о том, что к началу инвентаризации все соответствующие документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. |
|
|
Да – указать дату расписки.
Нет – указать причины отсутствия расписки.
|
|
3 |
До начала инвентаризации МОЛ передал РИК приходные и расходные документы или отчеты о движении ТМЦ, не сданные в бухгалтерию и (или) не отраженные в ИС Галактика, при этом в расписке указали реквизиты не сданных в бухгалтерию документов. Полученные РИК документы визировались председателем комиссии пометкой "до инвентаризации на _________ (дата)". |
|
|
Да – указать общее количество документов в разрезе их видов.
Нет – указать причины невыполнения данного этапа.
|
|
4 |
При отказе МОЛ присутствовать при инвентаризации составлен акт (в произвольной форме), подписанный МОЛ и членами РИК. |
|
|
Да – указать дату акта и причины отказа МОЛа.
Нет – указать причины несоставления акта.
|
|
Во время инвентаризации | ||||
|
5 |
Инвентаризация осуществлялась в присутствии МОЛ (одного или всех, в случае коллективной ответственности) и всех участников РИК. |
|
|
Да – указать периоды времени присутствия МОЛ на инвентаризации.
Нет – указать причины отсутствия необходимых участников.
|
|
6 |
По каждому отдельному месту хранения РИК заполняла в одном экземпляре инвентаризационные ярлыки с полными данными обо всех фактически пересчитанных ТМЦ. В конце каждого дня инвентаризационный ярлык подписывался всеми членами РИК и МОЛ при этом по пересчитанным ТМЦ указывались наименования номенклатурных позиций, дата фактического пересчета, количество ТМЦ. |
|
|
Да – указать количество страниц ярлыков в разрезе дней и количество страниц каждого ярлыка.
Нет – указать причины незаполнения отдельных ярлыков на каждый день подсчета по отдельному месту хранения.
|
|
7 |
Помещения, в которых находилось инвентаризируемое имущество, опечатывалось (опломбировалось) в конце рабочего дня РИК, когда инвентаризация проводилась более 1 дня. |
|
|
Да – указать номер пломбы.
Нет – указать причины, по которым помещение не опечатывалось.
|
|
8 |
При выявлении в ходе инвентаризации испорченных, непригодных к дальнейшему использованию ТМЦ (неликвиды) РИК составляла отдельные перечни. При этом делала отметку в инвентаризационных ярлыках. |
|
|
Да – указать общее количество таких номенклатурных позиций.
Нет – указать причины несоставления перечней и отсутствия отметок в ярлыках.
|
|
9 |
При выявлении в ходе инвентаризации некондиционных ТМЦ (обрезки труб, металлозаготовок, куски гипсокартона, открытые банки с краской, вскрытые мешки с сухими смесями, погнутые профиля и т.д.), РИК составляла отдельные перечни. При этом делала отметку в инвентаризационных ярлыках. |
|
|
Да – указать общее количество таких номенклатурных позиций.
Нет – указать причины несоставления перечней и отсутствия отметок в ярлыках.
|
|
10 |
Оценка физического состояния ТМЦ на предмет определения пригодности к использованию проводилась с привлечением соответствующего эксперта. |
|
|
Да – указать ФИО эксперта.
Нет – указать причины непривлечения эксперта.
|
|
11 |
Ошибочные записи исправлены во всех экземплярах инвентаризационной описи (ярлыка): ü неправильная запись зачеркнута, а над ней внесена правильная надпись; ü исправления подписаны всеми членами РИК и МОЛ. |
|
|
Да – указать общее количество исправлений.
Нет – указать причины отсутствия правильно осуществленных исправлений.
|
|
12 |
Закрытая тара, содержащая ТМЦ, выборочно вскрывалась для точного пересчета количества. |
|
|
Да – указать номенклатурные позиции, описать выборку по данным позициям.
Нет – указать причины отказа от вскрытия.
|
|
13 |
Определение веса (или объема) навалочных (нештучных) материалов производилось на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов приложили к описи (ярлыку). |
|
|
Да – указать общее количество номенклатурных позиций, в отношении которых использовался обмер или технический расчет.
Нет – указать причины отказа от осуществления обмеров и/или технических расчетов, указать перечень соответствующих номенклатурных позиций.
|
|
14 |
Количество ТМЦ, единицей измерения которых являются не штуки, измерено с применением соответствующего оборудования (металл взвешен с применением динамометра или на весах, кабель измерен в длину с применением перемоточного стенда и т.д.). |
|
|
Да – перечислить виды оборудования, использованного для измерения с указанием инвентарного или заводского номера.
Нет – указать причины, по которым такое оборудование не использовалось.
|
|
15 |
О допущенной пересортице МОЛ представил детализированную объяснительную записку РИКу. |
|
|
Да – указать дату записки и количество страниц.
Нет – указать причины отсутствия записки.
|
|
16 |
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, заполнены отдельные инвентаризационные ярлыки. |
|
|
Да – указать реквизиты ярлыков и количество страниц.
Нет – указать причины незаполнения отдельных ярлыков.
|
|
Во время инвентаризации – приемка и отпуск ТМЦ | ||||
|
17 |
ТМЦ, поступившие в МХ в процессе инвентаризации приняты МОЛами в присутствии членов РИК, при этом данные по ТМЦ занесены членами РИК в отдельную опсись под наименованием «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». Председатель РИК сделал на приходном документе пометку «во время инвентаризации». |
|
|
Да – указать количество номенклатурных позиций, количество приходных документов (не страниц) и количество страниц описи.
Нет – указать причины отсутствия описи и/или отсутствия пометок.
|
|
18 |
Отпуск ТМЦ во время инвентаризации производился на основании требования-накладной структурного подразделения-получателя ТМЦ с обоснованием производственной необходимости. На документах присутствовали следующие визы: ü при отпуске ТМЦ с цеховых складов структурных подразделений – виза руководителя структурного подразделения «Отпуск со склада разрешаю» на требовании-накладной; ü при отпуске ТМЦ с Центрального склада – виза заведующего складом «Отпуск со склада разрешаю» на требовании-накладной структурного подразделения-получателя ТМЦ. Председатель комиссии на расходном документе за своей подписью поставил пометку "После (во время) инвентаризации". РИК занесла данные о выданных ТМЦ в отдельную опись под наименованием «Движение ТМЦ во время инвентаризации». |
|
|
Да – указать количество номенклатурных позиций, количество расходных документов (не страниц) и количество страниц описи.
Нет – указать причины отсутствия описи и/или отсутствия виз и/или отсутствия пометок.
|
|
После инвентаризации | ||||
|
19 |
Незаполненные строки в инвентаризационных описях (ярлыках), в т.ч. на последних страницах, прочеркнуты. |
|
|
Да – указать количество строк.
Нет – указать причины отсутствия прочеркивания строк.
|
|
20 |
Инвентаризационные описи (ярлыки) подписаны всеми членами РИК и МОЛ. |
|
|
Да – перечислить фамилии подписантов.
Нет – указать причины отсутствия одной или более чем одной подписи.
|
|
21 |
В конце инвентаризационной описи МОЛ составил расписку, подтверждающую: ü проверку РИКом имущества в его/ее/их присутствии; ü отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий; ü нахождение перечисленного в описи имущества на его/ее/их ответственном хранении. |
|
|
Да – указать общее количество страниц описи.
Нет – указать причины отсутствия расписки.
|
|
Оценка состояния складского хозяйства | ||||
|
22 |
На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материальных запасов обеспечивает их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. |
|
|
Да – поставить оценку выполнения пункта по пятибалльной шкале.
Нет – указать основные недостатки.
|
|
23 |
К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения. |
|
|
Да – поставить оценку выполнения пункта по пятибалльной шкале.
Нет – указать основные недостатки.
|
|
24 |
На складах (в кладовых) соблюдаются соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие), с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств. |
|
|
Да – поставить оценку выполнения пункта по пятибалльной шкале.
Нет – указать основные недостатки.
|
|
25 |
Складские помещения и открытые площадки защищены от проникновения (замок; пломба, ограждение и т.п.). Периметр оборудован заграждением (стены, забор и т.д.). |
|
|
Да – поставить оценку выполнения пункта по пятибалльной шкале.
Нет – указать основные недостатки.
|
|
26 |
Склады (кладовые) обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. |
|
|
Да – поставить оценку выполнения пункта по пятибалльной шкале.
Нет – указать основные недостатки.
|