Чек-лист для управленца: 12 признаков правильного внутреннего аудита (оригинал)

№ п/п

Признак

Пояснение

1

Обсуждает свои «находки» с первых дней проекта

Как ведет себя большинство аудиторов? Они появляются в вашей компании, запираются в каком-то кабинете, периодически зовут к себе пообщаться, иногда шатаются по производственной площадке/офису с многозначительным видом, вечно чего-то не договаривают, от прямых вопросов уходят. Нарастает напряженное ожидание. Проходит день за днем, а потом, внезапно, как рекламная пауза в момент кульминации сюжета фильма, появляется их отчет. С большой жирной точкой в конце, которая как бы намекает «мы не посовещались, но я все равно решил». И далее следует череда обсуждений, переходящих в препирательства, уточнения, запросы дополнительной информации и всего того, что и должно происходить при попытке разобраться в результатах работы, отнявшей месяц времени и более.

Есть одна своеобразная причина, почему аудиторы так поступают – они боятся, что иначе никто не увидит результатов их работы. Но во многих случаях этот страх сродни детским комплексам – он иррационален.

Правильный аудитор не боится выносить свое мнение на обсуждение задолго до появления отчета, по мере накопления информации. Он понимает, что каждое решение требует времени на принятие. Особенно, когда речь идет об изменении бизнес-процесса, что и является его финальной целью – не пункт в отчете, а действия!

2

Не прячется за терминологией и мифическими «Стандартами»

Регулярно слышите от аудитора слова «риски контрольной процедуры», «линии защиты», «объективность», «независимость», «разумные гарантии», «лучшие практики», «принципы контроля», «матрица контролей и рисков», «недостатки дизайна» и прочие «вот-зе-факты» (от англ. аббревиатуры «WTF»)? Аудитор вас уже не раз просветил, что он действует не абы как, а в строгом соответствии со «Стандартами»?  

По факту все это означает одно – аудитор не хочет или, что более вероятнее, не понимает, как его реальность пересекается с вашей и предлагает сделать это вам за вас обоих.

Однако, для всех его терминов есть вполне общеупотребительные аналоги. Стандарты внутреннего аудита практически не касаются вопросов выполнения самой работы. Правильный аудитор знает это и прекрасно умеет общаться с вами на вашем языке.

3

Способен доходчиво пояснить зачем необходима запрашиваемая информации

Маленький секрет – нередко аудиторы запрашивают информацию не совсем понимая зачем она им нужна, просто на всякий случай или по принципу «посижу, полистаю, вдруг что в голову придет».

Правильный аудитор легко вам пояснит, для чего именно ему нужна запрошенная информация.

4

Конструктивно взаимодействует

Какие ощущения часто испытывает управленец от взаимодействия со внутренним аудитором? Что-то назревает? Вокруг него разрастается заговор? Чудится шорох за спиной? Конечно, на всякий случай надо бы убедиться, что это не воображение разыгралось. Но в целом это распространенная история.  

При взаимодействии с правильным аудитором, образно говоря, чувство тревоги должно постепенно сменяться на более светлые ощущения – поддержки, понимания, участия, заинтересованности. Возможно даже появиться ощущение, что как будто у вас вдруг откуда-то взялось дополнительное подразделение или надежный сотрудник. Разумеется, конструктивное взаимодействие не означает попустительство и потакание слабостям. Скорее, это должно больше напоминать ситуацию, когда тренер «заряжает» свою команду перед ответственным матчем.

5

Ищет не виноватых, а способ улучшить ситуацию

Проверить просто – если отчет пестрит фамилиями, значит перед вами любитель дешевых сенсаций (либо вы работаете в компании, почитающей принципы социал-дарвинизма).  

В случае выявления отклонений в работе бизнес-процесса, правильный аудитор стремится изменить сам бизнес-процесс. Конечно, в самых запущенных случаях, единственное решение это замена участников бизнес-процесса. Но в большинстве ситуаций, этого не требуется.  

6

Лаконичен и конструктивен

Отчеты в десятки страниц мелкими буковками, предложения размером с абзац на полстраницы, многословные описание куда аудиторы ездили, что смотрели и делали, с кем общались, игнорирование таблиц и графики – все это примеры, которые указывают на ограниченные возможности по управлению информацией.

Правильный аудитор умеет управлять информацией, минимизирует «белый шум» в своей коммуникации и способен в одном предложении описать суть проблемы. 

7

Приводит аргументы и опирается на факты

Что это означает? Вместо слов «усилить», «недостаточный», «значительный», «существенный» и прочих подобных используются цифры и существительные. Лирическая интерпретация фактов выносится за скобки. Кстати, во многих случаях все эти прилагательные используются по очень простой и часто единственной причине – просто аудитор не до конца разобрался в ситуации. Поэтому факты подменяются «экспертной» оценкой в стиле бульварного чтива или псевдонаучного многословия.

Правильный аудитор избегает использования субъективных оценочных суждений.

8

Высказывает свое мнение без драматического накала

Нередко аудиторские отчеты пишут в стиле «Шеф все пропало!». Возникает ощущение, что вы попали на конвейер, условно, по производству слонов из мух. Каждая тень в темной комнате кажется монстром, каждый точечный негативный эпизод экстраполируется до космических масштабов. Многим аудиторам кажется, что именно так надо привлекать внимание к своей работе. Правда, они часто не в курсе, что работа многих управленцев и так сопряжена с определенным накалом страстей и лишний драматизм совершенно неуместен.

Правильный аудитор это понимает. И бережет нервную систему – свою и окружающих.

9

Предлагает конкретные действия по изменению ситуации

Часто рекомендации аудитора звучат в стиле «замесить и нарубить». Например, вы можете встретить формулировки «усилить контроль», «наладить работу», «отразить в отчете», «зафиксировать в регламенте», «периодически проверять» и многие другие, которые больше напоминают лозунги, чем ответы на вопросы «что?», «как именно?» и «зачем?». В комплекте нередко идет упоминание о сопричастности к «лучшим практикам». Общее ощущение такое, как если бы вы открыли дверь в свою квартиру, а прямо за порогом… стена. Полный ступор!   

Правильный аудитор не предлагает бросить веревку, сидящему на дереве (и неспособному спуститься самостоятельно) только потому, что так вчера помогали выбраться человеку из колодца. Он предлагает изменения исходя из конкретных условий, а не предлагает «лучшие практики» уже при малейшем сходстве ситуаций. Он умеет работать с нюансами и деталями.

10

Пишет отчеты, которые помогают принять управленческое решение, а не создают дополнительные вопросы

Есть простое упражнение, как понять, что отчет аудитора будет полезен. Сначала прочитайте отчет. Затем прислушайтесь к своим ощущениям. Весьма часто аудиторские отчеты «грузят», в голове возникает «каша», даже уже в процессе чтения. Если же в целом у вас ощущение, что ситуация как-то, но прояснилась и вам стало понятнее, то отчет был написан правильным аудитором. Правильные отчеты снимают вопросы, а не создают их.  

11

Использует понятные и логичные причинно-следственные связи

По «классике» отчет по результатам работы внутреннего аудитора должен соответствовать схеме – наблюдение (описание, условно, некоего недостатка) – причина – последствия – рекомендации. При этом рекомендации направлены на устранение причины, а существование последствий можно хотя бы представить без необходимости применения способностей слышать ультразвук или видеть в инфракрасном спектре и прочих сверхчеловеческих усилий.

Любой иной вариант будет скорее всего напоминать «кашу». Структурированность информации — это признак работы правильного аудитора. 

12

Не блуждает в параллельных реальностях

Наверное, в параллельной реальности отсутствие регламента может привести к повальному мошенничеству, а отсутствие подписи на накладной – к банкротству компании. Конечно, эффект бабочки — это вполне реальное явление, но всему есть пределы. Фэнтезийность, но даже не в стиле Айн Рэнд, и абстракционизм, но даже не по Голдрату, присутствует в результатах работы многих внутренних аудиторов. В основе этого лежит один не всем очевидный факт – квалификация конкретного аудитора это всегда случайная величина. Открою небольшой секрет для людей непричастных к профессии – значительная часть методологии работы внутреннего аудитора это в каком-то смысле смесь карго-культа и личного опыта, один из вариантов эксперимента с воронкой Эдвардса Деминга, с поправкой на эффект Даннинга-Крюгера. К тому же, профессиональная сертификация во внутреннем аудите слабо коррелирует со способностью выполнять работу на должном уровне.

Главное отличие в этой истории правильного аудитора от остальных – в уровне критичности и подвижности мышления. У первого оно находится на высоком уровне. При этом личный опыт используется как полигон для испытаний, а не эталон. В целом правильный аудитор находится с управленцем в одной реальности. Как это проявляется? Во взаимопонимании, конечно.