Я активно продвигаю тему методов управления вариативностью результатов бизнес-процессов или просто МУВ. Данные методы, по сути, представляют собой инструмент «мягкой» оптимизации бизнес-процессов. Их использование является опцией – результат бизнес-процесса достигается за счет структуры и содержания самого бизнес-процесса. Однако использование МУВ повышает вероятность и эффективность достижения результата в соответствии с изначальным планом и с первого раза. Другими словами, они снижают вариативность результатов бизнес-процесса. При этом МУВ не являются контрольными процедурами. Это важный нюанс, так как есть ряд МУВ, которые принято считать контролями (например, разделение обязанностей/полномочий, segregation of duties). Тема МУВ подробно описана в моей второй книге «Искусство контроля. Как управлять организациями и бизнес-процессами со знанием дела». Для тех, кто пока не ознакомился, предлагаю небольшой экскурс по трем МУВ.
МУВ «Один способ/путь/вариант выполнения действий»
Обратите внимание на первую картинку.
Красным овалом выделен элемент дороги, который официально называется «искусственная неровность». Понятное дело, он вынуждает снижать скорость автомобиля на конкретном участке дороги. Но почему он расположен именно здесь? Пешеходный переход отсутствует. Место не выглядит слишком оживленным. Логика его расположения становится более понятной на второй картинке. Есть аж три причины.
Во-первых, есть выезд (красная стрелка), во-вторых, обзор выезда закрывается бытовым вагончиком (желтая стрелка) и под занавес все усугубляется довольно высоким и непрозрачным забором выше вагончика (оранжевая стрелка). При выезде из ворот естественная цель это выехать спокойно и без происшествий в 100% случаев для того, чтобы поехать дальше. Использование искусственной неровности весьма способствует достижению данной цели. Как вариант, можно было бы использовать именно контрольную процедуру – например, поставить в подходящем месте большое круглое зеркало и пусть водители соревнуются во внимательности. Но в подавляющем большинстве случаев использование МУВ намного более эффективно. Именно по причине их автоматического влияния на ситуацию. Контроль же далеко не всегда действует автоматически.
МУВ «Управление доступом»
На паре своих выступлений я уже предлагал обратить внимание на этот вариант реализации данного МУВ (см. картинку ниже).
Да, именно кормушка для птиц. Однако сама конструкция кормушки обладает способностью дифференцировать своих пользователей – крупным птицам тяжело ею воспользоваться. Это, кстати, самый оптимальный способ реализации данного МУВ (из трех имеющихся) – инкорпорирование в структуру самого бизнес-процесса (бизнес-процесс «Кормление птиц с помощью кормушки», кормушка — это часть инфраструктуры этого бизнес-процесса).
Более стандартной ассоциацией с данным МУВ для многих является турникет, например, на проходной предприятия или в метро. Особо хитрые граждане могут с прищуром заметить: «Постой. А ведь там же карточку используют. А карточка — это контроль. Есть – проходи. Нету – уходи». И будут почти правы. Да, при прохождении турникета используется карточка и при этом происходит сравнение данных карточки с «правильными» данными «зашитыми» в «мозги» турникета. А ключевой признак контроля — это как раз сравнение. Однако, «спокойствие, только спокойствие» как говорил один пузан, пилот-самоучка. Это как раз тот случай, когда МУВ объединен с контрольной процедурой. Они могут существовать и отдельно – турникет можно заменить, скажем, на дверь с ключом или засовом, а пик карточки с проверкой документа о допуске охранником на входе. Но МУВ действует более элегантно и с гарантией результата.
МУВ «Стандартизация»
А давайте я вам байку расскажу, про то, как появилось левостороннее движение в Японии. Когда-то там существовали в огромном количестве представители боевого сословия – самураи. Они носили свое основное оружие, катану слева, заткнув ножны за пояс (вообще-то, по правде, а не по голивудщине, изначально основным оружием самурая был лук, но сейчас не об этом). По информации ряда источников (не британских учёных) для начала поединка между самураями было достаточно легкого касания оружием, даже в ножнах. При более привычном нам правостороннем движении и в условиях весьма тесных улочек городов Японии прошлого, таких эпизодов могло быть множество. Отсюда, возникли предпосылки к левостороннему движению. В этом случае, катаны двух идущих друг другу навстречу самураев были разнесены по противоположным краям дороги и соприкоснуться просто не могли (возможно, проблемы оставались у левшей, ведь не зря же в Японии они долго считались людьми второго сорта, которых насильно переучивали и встретить которых было весьма сложно). Приблизительно к концу 18-го века левостороннее движение стало в Японии стандартом. Считается, что на это также повлияло строительство железных дорог, которое вели… англичане)).
К чему эта байка? Использование стандартизации при выполнении бизнес-процесса «Движение по пешеходной дороге» повысило эффективность и вероятность всех его участников достичь основной цели данного бизнес-процесса. При этом, как и положено в основном при использовании любого МУВ, повысило автоматически. Опять же можно было бы обойтись контролем, без изменения стороны движения, следить и лавировать катаной по ходу движения. Но рано или поздно это все равно бы закончилось реализацией исходного риска – непроизвольного столкновения катан двух самураев.
Кстати, небольшой лайфхак для людей, по несколько раз в день ищущих в офисе или дома то телефон, то сумочку, то еще что-то подобное. Просто определите для каждого помещения, например в квартире, конкретное место куда вы будете класть конкретную вещь, склонную к "побегам" от вас. Старайтесь постоянно придерживаться данного выбора, выработайте что-то вроде привычки, СТАНДАРТА. И проблемы с поиском станут возникать реже, а то и совсем исчезнут. Проверено на практике.
Надеюсь, тема МУВ стала вам немного более понятней и ближе. Это управленческий инструмент. Поэтому любой успешный управленец выиграет от его освоения и повседневного использования. Возможно, приведенные примеры показались несколько простецкими. Ну, что сказать, специально выбирал что попроще, да попонятней. Усложним в другой раз.
Да пребудет с вами контроль!