Управление или менеджмент представляет собой социальную науку. Объектом изучения последних часто является либо сам человек, либо системы, в которых человек играет ключевую роль. Многие выводы базируются во многом на основе эмпирических данных, собираемых весьма разношерстными методами. Менеджмент не исключение, как и все его составные части, включая контроль или внутренний контроль (что, по большому счету, одно и то же). Все это создает отличную почву для многочисленных графоманов, избравших для своих опусов тему контроля.
С одной стороны, результаты их работы периодически забавляют, хотя порой пора уже звать доктора. Время от времени, в их виршах проскакивает нечто напоминающее здравую мысль, хотя чаще это лишь ее оболочка. Однако, с другой стороны, они наносят куда как более существенный вред, по сути, травмируя сознание людей, которые начинают изучение конкретной темы именно с их материала. Это именно та самая история про полный стакан, в который уже не влезет ни единой капли. Эта аллегория весьма популярна как минимум в кинематографе, например, в кунг-фу боевичках (привет 80-90-ым) ну или вспомните хотя бы Аватар (разговор Джейка Салли с Мо’ат при приеме в клан Оматикайя). Но она работает везде и всегда!
Давайте же попробуем выплеснуть хотя бы часть этого шлака из нашей головы, чтобы появилось место для более полезных управленческих знаний. Выбор просто огромен. Начнем, пожалуй, с такого понятия как «принципы внутреннего контроля». Это конечно, не то, что, например, принцип относительности Эйнштейна или золотое правило нравственности. И в этом основная сложность. Социальные науки не имеют механизмов ограничения воспаленного воображения. В математике или физике это намного проще – здесь одного воображения недостаточно, в них нужно уметь. Отсюда, никто не мешает любому индивиду фонтанировать потоком банальностей лишь с одним обязательным условием – обязательным набором правильных слов-триггеров. Вариантов списка «принципов внутреннего контроля» великое множество. Но все они в чем-то схожи между собой, так как графоманы часто являются плагиаторами.
Вообще, принципы — это полезная штука. У данного понятия есть три ключевых признака. Во-первых, принцип — это нечто фундаментальное, первооснова, отправная точка. Во-вторых, принцип должен обладать понятностью и самоочевидностью для большинства людей, то, что многие могли бы прокомментировать как «само собой». В-третьих, принцип задает общую структуру, очерчивает рамки, подчеркивает уникальность/универсальность. Но более важно, чтобы все эти три признака присутствовали одновременно. В «принципах внутреннего контроля» чаще всего присутствует только самоочевидность и то в основном в стиле Капитана Очевидность. Пробежимся по двум примерам.
Пример 1.
Сначала цитата, затем перечень «принципов» (в таблицу поместил их я. Кстати, это типичный побочный эффект сумбурного и поверхностного сознания – неспособность самостоятельно систематизировать материал, как содержательно, так и структурно). Мои комментарии в правом столбце… «Комментарии». И в Таблице 1 цифры в графе «Наименование «принципа» идут не по порядку умышленно – это нужно для понимания Таблицы 2, увидите. Кстати, данный пример из одного интернет издания на экономические темы, выглядело солидно (но его похоже не сильно заботит превращение своих читателей в заблудших овец).
Цитата:
«Рассмотрим принципы работы, на которых строится контрольная деятельность в целом и внутренний контроль в частности. К наиболее важным принципам относят:» (забавно, почему автор видит разницу между термином «контрольная деятельность» и «внутренний контроль», при этом только у последнего есть более-менее официальное определение. А в целом, это вполне себе синонимы, хотя первый и довольно корявый).
|
Наименование «принципа» |
Описание «принципа» |
Комментарии |
|
Достоверность |
Информация должна отражать реальное положение дел, быть документально подтвержденной, обоснованной и легко проверяемой |
Напоминаю, речь идет о «принципах работы». Да, информация должна быть достоверной. Но информация — это… информация, а не «принцип работы». С точки зрения бизнес-процесса, информация — это либо вход, либо ресурс, либо часть инфраструктуры бизнес-процесса (управленческой, так называемые guides). И еще — информация может быть "документально подтвержденной, обоснованной и легко проверяемой", но при этом не быть достоверной. Опачки. Как? Ну, например,...Солнце вращается вокруг Земли. Не верите? А вот до 17 века в это верили все. Документально подтверждали, обосновывали и легко проверяли. Вот только это было недостоверно. |
|
Своевременность (2) |
Информация о проблеме должна быть оперативно доведена до лиц, принимающих решения |
Своевременное выполнение бизнес-процесса (а контроль — это всегда бизнес-процесс) это один из ключевых четырех параметров любого бизнес-процесса (количество, качество, скорость, стоимость). Так что это далеко не принцип. Тем более, что порой скоростью надо пожертвовать ради выигрыша, например, в качестве. |
|
Непрерывность и постоянство (3) |
Объекты контроля должны подлежать постоянному адекватному наблюдению. Контроль должен быть регулярным и последовательным. Это позволит выявить неожиданные проблемы и непредвиденные риски |
Первое и второе предложение это почти одно и то же. Везде сплошные вопросы. Что такое «адекватное»? Что такое «наблюдение»? (есть пара десятков вариантов выполнения контроля, наблюдение лишь один из них). Почему только «наблюдение»? Так контроль должен быть «регулярным» или все-таки «постоянным»? Контроль позволяет выявить отклонения в результатах бизнес-процесса. Существенные отклонения не всегда неожиданны, неожиданные отклонения не всегда существенны. И контроль, за редким исключением, не позволит «выявить риски», а только даст знать, что какие-то риски реализовались. |
|
Совершенствование |
Система контроля должна учитывать изменения внешних условий и внутренних факторов, гибко настраиваться на решение новых задач |
Адаптивность и управление изменениями это просто полезное свойство любой системы. |
|
Комплексность (4) |
Внутреннему контролю подлежат все без исключения аспекты деятельности организации. Сосредоточившись на узком направлении, не стоит утверждать об эффективности контроля |
Не надо путать комплексность и полноту охвата. Контролировать «все… аспекты…» нет никакого смысла, тупо не хватит ресурсов и/или бизнес-процесс (а скорее всего целая их группа) просто встанет. Широта «направления» и эффективность контроля слабо, если вообще, взаимосвязаны. Хотя если ресурсы ограничены, лучше сосредоточится именно как раз на «узком направлении». Но эффективность при этом не гарантирована. |
|
Приоритетность (7) |
Процедуры контроля и периодичность определяют по уровню их риска. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален. Он отвлекает ресурсы на решение действительно важных проблем |
«Процедуры контроля и периодичность» определяют исходя из сути отклонений результатов бизнес-процесса. «Тотальный контроль… нерационален» — приехали, в предыдущем пункте говорится обратное. |
|
Целесообразность (6) |
С учетом уровня существенности нарушений и уровня риска излишние контрольные процедуры должны быть исключены или упрощены. Расходы на контрольные мероприятия не должны превышать потери от последствий того или иного нарушения |
«Нарушения» это лишь один из вариантов отклонения результатов бизнес-процесса. Во многих случаях они сами по себе будут являться причинами отклонений (например, нарушил технологию, получил брак). И что такое «уровень существенности»? «Расходы на...» — очень с большими натяжками можно согласиться, но на принцип тянет с трудом – есть ряд ситуаций, когда контроль будет дорогим, но необходимым (нематериальный эффект дороже денег), либо дешевым, но вредным для достижения целей бизнес-процесса (например, важна скорость выполнения бизнес-процесса). |
|
Компетентность, добросовестность и честность |
Важные требования к контролерам |
Это просто перечисление желательных характеристик участников бизнес-процесса. В принцип можно было бы возвести что-то вроде идейности – человек, занимающийся контролем, должен быть кем-то вроде прогрессоров у Стругацких, неподкупным и нетерпимым к несовершенству. И это действительно первооснова. Но есть целые концепции/методы, основанные на этом, и требующие наличия подобных качеств вообще у каждого сотрудника, например, TQM (всеобщее управление качеством). |
|
Ответственность (1) |
За ненадлежащее выполнение контрольных функций контролер несет экономическую или дисциплинарную ответственность |
Любой сотрудник несет ответственность за результаты своей деятельности. Но это не точно)). |
|
Заинтересованность (5) |
Эффективный внутренний контроль невозможен без заинтересованности и участия собственников и топ-менеджеров организации. Если руководство не требует исправить ошибки и устранить нарушения, недооценивая риски, результаты внутреннего контроля теряют всякий смысл. |
Эффективность контроля понятие безотносительное к реакции на его результаты. Это тонкий момент, согласен, пусть «поварится» у вас в голове. Интересно/неинтересно это не про бизнес, а про кино, напитки, развлечения и иже с ними. Хорошо, когда твоя работа — это интересно, но так бывает не у всех и не всегда. Да, изменения по результатам контроля это важно. Но это не принцип, а адекватная реакция на выявление отклонений (а не «нарушения» и «ошибки») в работе бизнес-процессов. Хотя порой нужно взять паузу. Например, на рынке ажиотажный спрос на продукцию компании. И вы будете именно сейчас разбираться почему скидки такие разные? Позже, да, надо, но сейчас скорее всего навредит прибыльности. |
Пример 2.
Сложно было пройти мимо – этот пример из самой Википедии (говорит с придыханием), из статьи «Внутренний контроль». Настоятельно рекомендую, без должной подготовки ее не читать, иначе можно нанести непоправимый ущерб своему сознанию и психике. Мне сложно представить, как ее вообще можно исправить, ибо это просто мешанина отдельных отрывков видимо из разных источников, выполненная человеком под сильнодействующими веществами. Тем не менее, давайте немножко поднапряжемся и разберемся хотя бы с принципами, описанными в этой статье. Там они называются «Принципы функционирования службы внутреннего контроля» (часто, кстати, такие "службы" это натурально «каменный цветок», ну вы поняли, из того анекдота).
|
Наименование «принципа» |
Описание «принципа» |
Комментарии |
|
Принцип ответственности (1) |
Каждый контролёр (субъект контроля) несёт экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за надлежащее выполнение контрольных функций. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип сбалансированности |
Субъекту контроля нельзя поручать выполнение контрольных функций, не обеспечив соответствующими организационными (приказами, инструкциями) и техническими (программами, счётными устройствами) средствами. |
Кто-нибудь улавливает связь между «сбалансированностью» и надлежащим организационно-техническим обеспечением? Речь просто про один из компонентов бизнес-процесса – инфраструктуру. Да, она должна быть обеспечена. Чтобы начать производить, надо купить станок и прочитать мануал по его эксплуатации. Где тут принцип? |
|
Принцип своевременности сообщения (2) |
О выявленных отклонениях лицам, непосредственно принимающим решения. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип интеграции |
СВК является частью системы управления и должна методами контроля способствовать оптимизации её деятельности. |
Сложно улавливается связь между «интеграцией» и «…должна… способствовать оптимизации…». Ах да, «часть системы управления». А руль машины, значит, также должен соответствовать принципу интеграции и никак иначе. Не скажешь перед поездкой «повинуйся принципу интеграции» и рулить не будет. И как-то резко выпрыгнул термин «СВК». Причем здесь он означает не систему внутреннего контроля (это наиболее распространенное толкование данной аббревиатуры), а службу внутреннего контроля. |
|
Принцип соответствия |
Степень сложности СВК организации должна соответствовать сложности бизнеса. |
Это вообще смахивает на повод для философского дискурса. Начиная с вопроса, что значит «сложность»? Почему именно «бизнеса»? Логичнее «…бизнес-процесса». Пока это звучит как идея, но ее еще надо «докрутить» до полноценного принципа. Он про тождественность сложности, но звучит иначе. |
|
Принцип постоянства (3) |
Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению, мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип комплексности (4) |
При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности проверяемого подразделения или работника. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип распределения обязанностей |
Выполнение требований по формированию контрольной среды. |
«Распределение» обязанностей или, точнее, разделение, это один из методов управления вариативностью результатов бизнес-процессов. И как-то резко с него перескакивают на весьма комплексное понятие «контрольная среда». Похоже это была рукопись и пару страниц таки сгорело. А говорят, что они не горят. |
|
Принцип подконтрольности каждого субъекта |
Выполнение контрольных функций одним субъектом контроля подконтрольно на предмет качества другому субъекту контроля (внутреннего либо внешнего). |
Речь похоже о контроле качества. Ау, где тут принцип? |
|
Принцип ущемления интересов |
Необходимо с помощью нормативных актов создавать условия, при которых любые деструктивные отклонения ставят в экономически невыгодное положение структурное подразделение или конкретного работника. |
Это утверждение, пожелание, мысли вслух или риторический вопрос? Боюсь спросить, как именно «с помощью». Парадокс в том, что принципы как раз и служат для того, чтобы нивелировать недостатки подобных нормативных актов. |
|
Принцип недопущения |
Сосредоточения прав контроля в руках одного лица. |
А если у него работа такая? Мимо принципа. |
|
Принцип заинтересованности (5) |
Руководства организации в наиболее эффективном функционировании СВК. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип неснижения эффективности |
Работы контролируемых подразделений во время осуществления мероприятий контроля. |
Для начала я бы порекомендовал вместо слова «неснижения» использовать альтернативу, например, сохранение, поддержание или обеспечение (а почему бы не повышение?). Где-то тут были вроде принципы? Где же они? |
|
Принцип целесообразности (6) |
Исключение излишних контрольных процедур с учётом уровня существенности выявляемых нарушений (стоимость мероприятий контроля не должна оказаться больше, чем ущерб от последствий нарушения). |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип расстановки приоритетов (7) |
В соответствии с рисками. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален, он только отвлекает силы специалистов от решения проблем, серьёзно влияющих на финансовое положение организации. |
Повтор, см. Таблицу 1. |
|
Принцип единичной ответственности |
Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, что приведёт к безответственности, затрате излишних сил и средств. |
Полный ступор. Кого? Чего? Когда? Выше, в «принципе недопущения», нельзя давать права контроля в одни руки. Здесь нельзя давать права контроля в несколько. Противоречие, однако. Либо надо как-то пояснять, в чем нюанс. А это уже не принцип. |
|
Принцип замещения |
Временное или окончательное выбытие отдельных контролёров не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их совершение. Необходимо добиваться, чтобы каждый контролёр владел рядом смежных функций. |
Это, кстати, интересный случай. В том плане, что здесь назван один из вариантов реализации метода управления вариативностью (МУВ) бизнес-процессов – обучение. Разумеется, речь идет о методологии, описанной в одной книге)). К принципам все это не имеет никакого отношения. |
Выводы:
Не стоит разбрасываться лейблом «принцип». Многие упомянутые выше «принципы» — это просто обязательные элементы либо системы, либо бизнес-процесса. Настоящего принципа так не нашлось, да и с короткими названиями просто беда. Поэтому не заморачивайте себе голову поиском и постижением смысла оных. В конце концов, когда нужен результат, его можно добиться только с помощью реальных, конкретных и методологически выверенных действий, (!) системы.
И самое главное. Принцип это как норма права прямого действия, например, Конституция. К нему обращаются, когда нигде нет четкого руководства как действовать в конкретной ситуации (в том числе и по причине того, что в этих руководствах было учтено прямое действие принципа). По этой причине, принципы очень подходят для политик, как по отдельным бизнес-процессам (например, политика закупок), так и системам (например, кодекс этики). Но даже и в этом случае не стоит лепить ярлыки направо и налево. Возможно, данного термина вообще стоит избегать без крайней необходимости. По крайней мере в описанной методологии создания и управления системами внутреннего контроля этого удалось достичь.
Да пребудет с вами контроль!