Письменная коммуникация активно используется во всех организациях. Но ее качество варьируется в широких пределах. Язык делового письма обязан отличаться от языка художественной литературы. Его предназначение – донести смысл и информацию до конечного пользователя в полном, лаконичном, достоверном и обоснованном виде. Но этому часто мешает ряд факторов. Одним из наиболее скрытных, но весьма коварных деструктивных факторов являются… прилагательные. Более конкретно – качественные прилагательные (вот так злая ирония, но касается, конечно, не всех таких прилагательных). Относительные и притяжательные оказывают нейтральное воздействие на понимание и качество бизнес коммуникации. Как же это работает?
Давайте сравним два варианта описания одной ситуации:
- В результате недостаточного контроля качества продукции, план производства текущего месяца не выполнен на 5%.
- В результате увольнения 15% сотрудников ОТК, что привело к снижению количества выборочных проверок на 30% и повышенной отбраковке полуфабрикатов на последующих переделах, план производства текущего месяца не выполнен на 10%.
Первый вариант покороче. И в этом его основное и единственное преимущество. Во втором варианте ситуация описывается исчерпывающе и однозначно, а также содержит исходные данные для принятия управленческого решения. Обозначается причинно-следственная связь. Используются ФАКТЫ.
Подобных примеров абстрактных формулировок вы можете встретить немало – неэффективное решение, необходимые действия, значительные риски, слабая подготовка и т.д. Использование подобного рода прилагательных (альтернативно качественных) очень удобно для людей ленивых, некомпетентных и безответственных, так как позволяет игнорировать факты, либо просто не утруждать себя их поиском и оценкой, а также ограничиться поверхностной работой (часто с использованием экспертных оценок). Если вы к таковым не относитесь, то и для вас есть как минимум парочка серьезных негативных последствий, так как использование подобных прилагательных:
- Создает повод для претензий и споров, ослабляет переговорную или публичную позицию. Вы даете повод своим оппонентам набрать очки за ваш счет и/или увести внимание аудитории от значимых фактов. Каждое подобное прилагательное дает повод «зацепиться» за ваш текст или презентацию и даже привести к обвинениям в ваш адрес.
- Создает деструктивные вариации в восприятии информации. Вы теряете управление воздействием вашей информации на аудиторию. Человек обладает ассоциативным мышлением, основанным на личном опыте и когнитивных способностях. «Незначительное количество» волос в супе и «незначительное количество» волос на голове создает в голове у разных людей разные образы и разные ощущения. В подобных случаях вы всегда рискуете нарваться на грубость после того, как станут известны факты и восприятие аудитории скорректируется. Например, вы можете назвать риск, скажем, срыва поставок «значительным», но для вашего генерального директора это будет как слону дробина, так как, по его мнению, запас на складе в объеме трехмесячной потребности все сглаживает.
Что делать?
Стремитесь к самоконтролю в процессе написания. Критически относитесь к прилагательным. Используйте контрольные вопросы – «почему?», «какой именно?», «что именно?». Они приведут вас к необходимости использовать факты, а не голословные утверждения. Давайте аудитории возможность самостоятельно сформировать свою оценку фактам. В примере выше, вместо использования слова «значительный» вы могли бы, например, дать статистику по корреляции срыва поставок и проблем на производстве и таким образом объективно представить «значимость».
Если вы ну никак не можете отказаться от использования альтернативно качественных прилагательных, то хотя бы дополняйте их поясняющими фактами, которые будут приводить аудиторию к оценкам аналогичным вашим. Со временем вы просто осознаете бесполезность подобных прилагательных и перейдете к использованию фактов в чистом виде.
Использование альтернативно качественных прилагательных уместно, когда нужно вызвать сильный эмоциональный всплеск у аудитории. Но при этом коммуникация должна носить односторонний характер, чтобы не дать шанса задать неудобные уточняющие вопросы. Подобные условия создать не так просто. Например, вдохновенное публичное выступление с трибуны может быть прервано вопросом-выкриком «кого-то из толпы».
Альтернативно качественные прилагательные допускается использовать в документах верхнего уровня, где детализация не всегда уместна. Например, политики. Да и то не всегда. Например (выдержки из публичного документа весьма крупной компании):
- Исходный вариант – «Эффективное функционирование системы управления рисками и внутреннего контроля позволяет обеспечить надлежащий контроль финансово-хозяйственной деятельности Компании…»
- Улучшенный вариант – «Эффективное функционирование системы управления рисками и внутреннего контроля позволяет обеспечить контроль финансово-хозяйственной деятельности Компании, способствующий достижению ее целей».
Ну и что мешало использовать второй вариант?
Еще пара перлов оттуда же.
- «Для формирования комфортной среды на АЗК организовано предложение сервисов по самовывозу интернет-заказов через постаматы…» – что это за среда такая? «Комфортная» для кого? Менеджмента на местах? Сотрудников? Клиентов? А их кто-нибудь вообще спрашивал? И т.д.
- «До конца 2028 г. планируется создать полноценную газозаправочную инфраструктуру…» – что значит «полноценную»? Есть «неполноценные»? А это как? И т.д. Кстати, «газозаправочный» это пример относительного прилагательного, уместного в данном случае.
Я давно продвигаю аскетизм в использовании прилагательных в бизнес коммуникации. Это на первый взгляд все просто, но за мышью прячется гора. Все мои бывшие сотрудники прошли через эту перестройку сознания – кололись, плакали, но с тем или иным успехом доели этот «кактус». И сделали широкий шаг на пути к совершенству.
В общем, думайте, пробуйте, дерзайте! Как сказал один умный человек: «Нельзя научить, но можно научиться» (есть разные версии, я в курсе). И есть кому подсказать и помочь.